割り込みを標準化する
どんなに計画的に仕事を進めていても、突然の電話や急な依頼、トラブル対応など、割り込み仕事は必ず発生します。
こうした割り込みを完全になくすことはできませんが、標準化やパターン化によって効率的に処理することは可能です。
たとえば、質問や相談は毎日決まった時間に受け付けるルールを作ると、他の作業への影響を最小限に抑えられます。
また、緊急度に応じた対応ルールを明確化しておけば、何でもかんでも即時対応する必要がなくなります。
よくある質問や依頼はFAQとしてまとめておくことで、同じ内容への対応を何度も繰り返す手間を減らすことができます。
割り込み仕事が個人に集中すると、本来やるべき仕事が進まなくなり、業務の属人化や負荷の偏りにもつながります。
そこで、割り込み仕事をきちんと記録・管理し、
チーム全体で「誰が何を対応しているか」を
見える化することが大切です。
これにより、依頼が特定の人に偏ることを防ぎ、
みんなで効率よく対応できるようになります。
さらに、過去の対応履歴やノウハウを共有することで、初めての割り込みにも迅速に対応できるようになります。